Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni ve Gizlilik Bildirimi

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla OVEX YAZILIM VE BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ PAZARLAMA TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından işlenmektedir. Tercihos, bu şirket tarafından kullanılan markadır. Bu metinde “biz” veya “Platform” ifadeleri veri sorumlusu şirketi ve onun işlettiği tercih hizmetini anlatır. İletişim bilgileri sayfanın sonundadır.

2. Kapsam

Bu metin, https://tercihrobotu.ovexyazilim.com adresindeki üniversite tercih robotunun kullanılması sırasında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerini kapsar.

Platform; YKS yerleştirme başarı sıralarının manuel girilmesini, sonuç belgesinin yüklenmesini, belgeden puan ve sıralama bilgilerinin çıkarılmasını, üniversite ve program önerileri oluşturulmasını, programların karşılaştırılmasını, yapay zekâ destekli açıklamalar sunulmasını ve danışmanlık talebi oluşturulmasını sağlayan bir tercih destek sistemidir.

3. İşlenen Kişisel Veriler

3.1. Sınav ve tercih verileri

Sınav yılı; TYT, SAY, EA, SÖZ ve DİL puanları; ham başarı sıraları; yerleştirme başarı sıraları; diploma notu ve OBP; ek puanlı yerleştirme bilgileri; ilgilenilen bölüm ve meslekler; tercih edilen veya dışlanan şehirler; devlet/vakıf tercihi; burs ve bütçe tercihleri; eğitim dili ve öğretim türü tercihleri; kariyer ve şehir öncelikleri; oluşturulan tercih listeleri; incelenen ve karşılaştırılan programlar.

3.2. Yüklenen belge verileri

YKS sonuç belgesi fotoğrafı veya PDF dosyası; dosya adı, türü ve boyutu; yükleme tarihi; belgeden çıkarılan sınav ve sıralama bilgileri; belge okuma güven düzeyi; kullanıcı düzeltme ve onayları.

Platformun tercih hizmeti için ad, soyadı, T.C. kimlik numarası, aday numarası veya belge kontrol koduna ihtiyacı yoktur. Bu alanların yüklemeden önce kapatılması veya yalnızca sonuç tablosunun yüklenmesi önerilir. Bu bilgiler görüntüde yer alırsa belgeyi okuyabilmek için teknik olarak sağlayıcıya iletilir; ancak platformun yerel veritabanına alan olarak çıkarılmaz ve kaydedilmez.

3.3. İletişim ve danışmanlık verileri

Danışmanlık hizmeti talep edilmesi durumunda: ad ve soyadı, telefon numarası, e-posta adresi, yaşanılan şehir, tercih edilen görüşme zamanı, danışmanlık talebi ve kullanıcı notları, görüşme durumu, iletişim izinleri.

3.4. Yapay zekâ görüşme verileri

AI danışmana yöneltilen sorular ve verilen cevaplar; cevap değerlendirmeleri; soru sırasında paylaşılan tercih bilgileri; kullanılan model ve prompt sürümü; işlem süresi, hata ve kullanım kayıtları.

Kullanıcılardan AI sohbet alanına T.C. kimlik numarası, sağlık bilgisi, şifre, banka bilgisi veya başka kişilere ait kişisel veriler yazmamaları istenir.

3.5. İşlem güvenliği ve teknik veriler

Anonim oturum kimliği; güvenlik amacıyla oluşturulan kısaltılmış/hash değer; tarih ve saat kayıtları; tarayıcı, işletim sistemi ve cihaz türü; sayfa ve işlem kayıtları; hata kayıtları; dosya checksum bilgileri; kötüye kullanım tespit kayıtları; çerez tercihleri; trafik kaynağı ve UTM kampanya bilgileri.

3.6. Çerez ve analitik verileri

Kullanıcının tercihine bağlı olarak sayfa görüntüleme bilgileri, trafik kaynağı, kampanya ve reklam bilgileri, tıklanan butonlar, tercih sürecindeki adımlar, cihaz ve tarayıcı, reklam dönüşüm bilgileri işlenebilir. Zorunlu olmayan analitik ve reklam çerezleri, kullanıcı tercihi alınmadan etkinleştirilmez.

3.7. FI Akademi başarı yayınları

FI Akademi öğrencilerinin geçmiş başarılarının yayımlanması kapsamında tam ad ve soyad, sınav yılı, puan türü, kesin yerleştirme başarı sırası, yerleşilen üniversite ve program bilgisi işlenebilir. Fotoğraf bu özellik kapsamında işlenmez. İsim bilgisi veritabanında şifreli tutulur; yayın kaydı geri çekildiğinde ana sayfa, başarı vitrini, program kartları ve sohbet sonuçlarında gösterilmez.

4. İşleme Amaçları

Tercih robotunun çalıştırılması ve talep edilen hizmetin sunulması; başarı sırasına ve kriterlere uygun programların filtrelenmesi; yüklenen belgeden puan ve sıraların çıkarılması; çıkarılan bilgilerin kullanıcıya onaylatılması; öneri oluşturulması; güçlü, olası, sınırda ve iddialı tercih gruplarının belirlenmesi; karşılaştırma ve tercih listesi özelliklerinin sunulması; yapay zekâ destekli açıklama ve soru-cevap hizmeti; kullanıcı taleplerinin cevaplanması; danışmanlık taleplerinin yönetilmesi; kullanıcı deneyiminin geliştirilmesi; sistem performansı ve kalite ölçümü; belge okuma doğruluğunun kontrolü; kötüye kullanım ve güvenlik ihlallerinin önlenmesi; hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi; hakların kurulması ve korunması; ayrıca izin verilmesi hâlinde analitik ölçüm ile kampanya ve tanıtım iletişimleri; FI Akademi öğrencilerinin geçmiş başarılarının tanıtılması ve tercih araştıran adaylara doğrulanmış geçmiş yerleşme örnekleri sunulması.

Yüklenen sınav belgeleri, kullanıcıya tercih hizmeti sunulması dışında genel amaçlı bir yapay zekâ modelini eğitmek için kullanılmaz.

5. Toplanma Yöntemi

Kişisel veriler; formlara bilgi girilmesi, fotoğraf veya PDF yüklenmesi, tercih sihirbazının tamamlanması, AI danışmana soru yöneltilmesi, programların incelenmesi, danışmanlık formu gönderilmesi, çerez ve benzeri teknolojiler, sunucu ve güvenlik kayıtları ile Tercihos ile gerçekleştirilen iletişimler aracılığıyla, tamamen veya kısmen otomatik yöntemlerle toplanabilir.

6. Hukuki Sebepler

Kişisel veriler, somut işleme faaliyetine göre KVKK m.5'te yer alan şu sebeplere dayanılarak işlenebilir: talep edilen hizmetin sunulması için veri işlemenin gerekli olması; bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması; hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması; temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati; isteğe bağlı işleme faaliyetlerinde ilgili kişinin açık rızası.

Zorunlu olmayan analitik, reklam ve pazarlama faaliyetleri, ilgili hukuki şartlar sağlanmadan başlatılmaz.

7. Yapay Zekâ ve Otomatik İşleme

Platform, belge içeriğini okumak, doğal dildeki talepleri anlamak ve tercih sonuçlarını açıklamak için yapay zekâ veya OCR teknolojilerinden yararlanabilir.

Yapay zekâ sistemi; üniversiteye yerleştirme işlemi gerçekleştirmez, ÖSYM adına karar vermez, öğrenci hakkında hukuki sonuç doğuran bir karar vermez ve kesin olarak bir programa yerleşileceğini garanti etmez.

Program filtreleme ve risk sınıflandırması, yapılandırılmış program verileri ve belirlenmiş sistem kuralları üzerinden yapılır; yapay zekâ bu sonuçların açıklanmasında yardımcı olur. Belgeden çıkarılan bilgiler tercih analizinde kullanılmadan önce kullanıcıya gösterilir ve onaylanabilir veya düzeltilebilir.

8. Aktarım

Kişisel veriler, işleme amacıyla sınırlı ve gerekli güvenlik tedbirleri alınarak şu alıcı gruplarına aktarılabilir: hosting ve veri merkezi sağlayıcıları; yazılım, bakım ve teknik destek sağlayıcıları; siber güvenlik hizmeti sağlayıcıları; yapay zekâ ve OCR hizmeti sağlayıcıları; izin verilen analitik ve reklam hizmeti sağlayıcıları; SMS, e-posta ve iletişim altyapısı sağlayıcıları; Tercihos bünyesindeki yetkili çalışanlar ve danışmanlar; hukuken yetkili kamu kurumları ve adli merciler.

Yurt dışına aktarım gereken durumlarda KVKK m.9 ve ilgili düzenlemelerde öngörülen yeterlilik kararı, uygun güvence, standart sözleşme veya diğer geçerli aktarım mekanizmaları uygulanır. Yurt dışına düzenli veri aktarımı yalnızca genel bir onay kutusuna dayanılarak gerçekleştirilmez.

Üretim ortamında yurt dışındaki yapay zekâ sağlayıcısına veri aktarımı şu anda kapalıdır. Gerekli sözleşmesel ve hukuki aktarım şartları tamamlanmadan belge okuma ve yapay zekâ sohbeti etkinleştirilmez.

9. Saklama ve İmha

Saklama sebebi ortadan kalkan kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

10. Veri Güvenliği

Yüklenen belgelerin herkese açık klasörlerde saklanmaması; erişim yetkilerinin sınırlandırılması; şifreli bağlantı kullanılması; dosya türü ve boyutu kontrolleri; işlem kayıtlarının tutulması; yetkisiz erişim kontrolleri; hizmet sağlayıcılarla veri koruma sözleşmeleri; düzenli yedekleme; süresi sona eren belgelerin otomatik silinmesi; yönetim paneli erişimlerinin rol bazlı sınırlandırılması.

Bununla birlikte internet üzerinden gerçekleştirilen hiçbir veri aktarımının mutlak güvenli olduğu garanti edilemez.

11. İlgili Kişinin Hakları

KVKK m.11 kapsamında; kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme, şartların ortadan kalkması hâlinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, otomatik sistemler aracılığıyla aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme ve hukuka aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvurularınızı sayfanın sonunda belirtilen iletişim kanallarından iletebilirsiniz. Başvuruda talebin açıkça belirtilmesi ve kimliği doğrulamaya yeterli bilgilerin sunulması gerekir; başvurular mevzuatta öngörülen süre içinde sonuçlandırılır.

12. 18 Yaşından Küçük Kullanıcılar

Platform, YKS adaylarının bir kısmının 18 yaşından küçük olabileceğinin farkındadır. 18 yaşından küçük kullanıcıların yalnızca gerekli sınav ve tercih bilgilerini paylaşmaları; ad, T.C. kimlik numarası ve aday numarası bulunan alanları kapatmaları; danışmanlık ve ticari ileti izinlerini velileri veya yasal temsilcileriyle birlikte değerlendirmeleri önerilir.

13. Güncellemeler

Bu metin; Platform özellikleri, kullanılan hizmet sağlayıcılar veya mevzuat değiştiğinde güncellenebilir. Güncel metin bu sayfada yayımlanır; önemli değişiklikler gerektiğinde Platform üzerinden ayrıca duyurulur.